以前、編集者としての「締切管理」についての考えをブログで紹介したところ、読者から「締切に対する意識が低い同僚にどう対応したらよいか」というご質問をいただきました。
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「締切に対する意識が低い同僚」に困る理由
ご同僚は、真面目で人当たりもよいそう。ただし、仕事の段取りや取り掛かりも遅く、催促されることが多く、提出期限のある回答や支払い期限も破ってしまうとか。
信用に関わることなので、周りはヤキモキして注意もするけれど、改善はなし。強く言っても気まずくなりそうだし、どうしていいものやらというご質問でした。
「締切への意識が低い同僚」がいらっしゃると、確かに周りはやりづらいものと思います。
「あの人には困ったものよね」と他のスタッフ同士で言い合うのは、職場の雰囲気が悪くなりますし、生産性も下がってしまいますね。
では、どうしたらよいのでしょうか。
１，できない理由を探って改善
私は、意識や条件を変えることで「変われるか」「変わらないか」で対応を変える必要があると考えます。変われる方は、例えば以下のような対応が有効な方です。
優先順位の把握
業務全体を把握していないなどの理由で、どの業務をいつ仕上げるのが適切かを認識していないなら、その理由を解消すれば、行動が変わる可能性大です。
業務の全体スケジュールや業務の重要性を教えることで、何からやるべきか、いつやるべきかがわかれば、早め早めに動くことができるようになることでしょう。
スケジュール表やチェックリストやマニュアルを作るのも有効です。優先順位をつけることができれば、締切に遅れることがかなり減らせます。
仕事の量の調整
その人の技量に対して仕事量が多すぎて、締切に間に合わないのかもしれません。
その場合は、分担したり、締切をずらしたりして、仕事量を調整すれば締切に合わせることができます。
うっかり忘れ防止のリマインダー
忘れることが原因なら、締切の少し前に「あの仕事の進捗は？」と確認してみます。この時期は「たとえやってなかっとしても、急げば間に合うタイミング」がオススメです。
手付かずなのに「やってますよ」とトボけたとしても、こっそり頑張れば挽回できるくらいのゆとりを残しておいてあげたいものです。
ゆくゆくは、自分でリマインダーツールを使って、自分で思い出してもらうようにしましょう。
２，相手に合わせた対応
一方、変わらない方というのは、例えば発達障害のひとつADHD（注意欠陥・多動性障害）であったり、そう診断はされないもののかなり近い傾向をもつ方、性格的に「もうこの人は、変わらないだろうな～」という感じの方です。
発達障害かそれに近い個性をもつ方
ADHDの特性のひとつ「不注意」は、大人になると「時間にルーズ」「ミスや忘れ物が多い」「書類をなくす」といった困りごとになって現れることが多いそうです。
発達障害は、完治することはないそうです。強く言ったから、できるようになるというものでもありません。
ただ、その特性を認識して対処することで、日常生活のトラブルは最小限に抑えることはできるそうです。また、特性に向いた仕事を担当してもらうことで、力が発揮されることも可能とのことです。
発達障害という診断は受けていなくても、グレーゾーンであるとか、それに近い個性をおもちの方にも、同様の対処が有効なのではないかと思います。
※私は発達障害の専門家ではありません。ご心配な方は、専門家へのご相談をお勧めします。
性格的にきっと変わらないな～（笑）と思わせられる方
非常に大らかで、周囲がたとえ困っていたとしても、自分の行動を変える必要をちっとも感じない方は、もう何を言ってもしょうがないですね。
例えば、必ず５分遅れてくるとか、必ず締切翌日に出すとか、それがその方の標準になっているようなこともあります。意外にこういう方って、明るくて憎めないタイプが多いんですよね。
きっちり締切を守りたい私は正直なところ、仕事で組むのは苦手です。それでも、どうしてもこの方にやってほしいときは、破られる前提で締切を早目に設定したり、リマインダーの声がけをこまめにしたりすることで、なんとかしのいでいます。
３，人は変わらないと割り切る
「変わらない」方の場合は、どうしても周りが合わせたり、配慮することが必要になってくることがあります。そこにヤキモキやイライラすることもあるかもしれません。
その場合、最後の手段としては、自分の「受け止め方」を変えることしかないと思います。
例えば、その方の得意なことをガンガンやってもらうとか奢ってもらうなどして不公平感の辻褄をあわせるとか、あるいは「この方は、こういうもんなんだ」と達観してしまうとか。
また、「できるだけ関わらない」というのも一つの手ですね。「一緒に働く相手を選べない」というのは、組織で働く以上、仕方のないことでもあります。自分の精神衛生を守るために、許される程度で距離を置くことも、時には必要でしょう。
４，「できる」と「当たり前」は人それぞれ
「できないからってやらなくていいってずるくない？」
と不公平感を覚えることもあるかもしれません。
でも、人は多様で、得意不得意は誰でもあります。
私も「100メートルを9秒台で走れるのが普通」とか「３回転ジャンプはできて当然」などと言われると、ちょっと無理です。
そこまで特別な能力でなくても「英語なんて話せるのが普通」とか「お茶も着付けも生花もできないの？」とか言われたら、目を伏せるしかありません。
また、人によっては
「味噌汁は毎日出汁をとるもの」
「集合場所には15分前には着いているのが普通」
「日付を書いたら曜日を添えるくらいの気遣いができて当然」
「社会人なら日経平均株価をチェックして当たり前」
「ニンジンが食べられないなんて大人としてどうなの？」
という方もいらっしゃることでしょう。
つまり何を言いたいかというと、人によって「できる」と「当たり前」のレベルは千差万別ということです。
男性と女性、若者と年寄り、健康体と病気や障害の方、高学歴と低学歴、日本人と外国人などなど、いろんな人が混ざれば、「できる」と「当たり前」のレベルは、ますますいろんな人が混在することになります。
多様な人が活躍できるよのなかに
同質な人間だけで集まるのは確かに楽です。
でも、これだけ価値観が多様でグローバルな時代に、同質にこだわり有能な人材を確保するのは難しいことでしょう。
また、違う特性をもつ人たちが集うダイバーシティ（多様性）な環境であるほうが、フォローし合い、新たな発想や企画が生まれるなどメリットが多いと、私はこれまでの編集者生活や母としての暮らしのなかで感じています。
互いができることを持ち寄り、お互い様の気持ちで助け合えるような関係づくりを心がけたいと考えています。
というわけで、「締切に対する意識が低い同僚」へ私の対応はまとめると以下のとおりです。
- 原因と思われるところを改善
- やり方を相手のできる方法に合わせ、組織の不利益が発生しないようにする
- 受け止め方を変えて、不公平感やイラっと感が生まれないようにする
- 多様な人たちが協力しあえるメリットを活かす
何か参考になるところがあれば幸いです。
参考
ダヴィンチニュース：自覚症状のない「大人の発達障害」。長く働き続けるための「仕事の選び方」と「段取り力」とは？
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