ダブルブッキングや急かされてばかりの日々からはもう卒業! しっかりと時間管理したいワーキングマザーの「スケジュール帳」の使い方

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新年まで残り2週間。来年からの手帳は、もうお決まりですか?

仕事やプライベート、家族との予定や地域行事など、多くのタスクを抱える私たちワーキングマザーが、時間を有効に使い、スケジュールを管理するときに、欠かせないのが「スケジュール帳」ですね。

「バーチカル」で時間を「見える化」

以前はあまり深く考えることなく、手帳を選んでいた私ですが、最近は選び方、使い方を工夫するようにしています。

選ぶときのポイントは、なんといっても「バーチカル」であることです。

「バーチカル」とは、「vertical(垂直)」のことで、毎日の時間がタテに表示されているタイプのものです。私は中でも、「アクションプランナー」を愛用しております。

中はこのように、見開き1週間で、おのおのの日がタテに表示されています。

この時間軸に、予定の始まりと終わりの時刻を書き込んでいきます。この書き方の良いところは、先の予定や空いている時間の把握がしやすいところです。

「ToDo(タスク)リスト」をつくるときには、それぞれのタスクにどれだけの時間がかかるかを割り出し、その時間を確保します。その時間は自分との約束と考えます。

先約優先主義としておけば、自分との約束に後からアポが入ることはなく、タスクが確実に実施されることになります。

また、タスクの締切をずらすときは、実施時間の確保が可能かも確認すれば、無理のないスケジューリングがしやすくなります。

予定はすべてひとつの手帳に書く

「仕事のスケジュール帳」と「プライベートのスケジュール帳」は分けずに、1冊のスケジュール帳で管理しましょう。

なぜなら、あなたは1人だから。あなた1人の24時間を管理するのに、2冊のスケジュール帳があると、ダブルブッキングの危険性がかなり上がるからです。

仕事のアポが重なるのも問題ですが、それ以上に気をつけたいのが、公私のダブルブッキングです。

特に家族と約束していたところに仕事の予定を入れてしまい、家族との先約をキャンセルするのは、かなり不興を買うので避けたいところです。

仕事もトレーニングも家事も家族との約束も、同じ時間軸(=同じスケジュール帳)で管理したことで、時間とタスクの管理がずっとシンプルになりました。

移動時間や身支度の時間も忘れずに

スケジュール帳には、アポの時間のみ書く方が多いようですが、移動時間も忘れずに書いておきましょう。また、特に女性の自宅しごとなフリーランスやひとり社長は、身支度の時間も、記入しておくことをオススメします。

これらを書き込むことで、移動時間を考えずに打ち合わせを長引かせたり、内勤に集中するあまりヘアメイクの時間がなくなる(そして雑になる……)といった、「しまった!」を防ぐことができますよ。

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そのほか、私は巻末のフリースペースを使って3ヶ月ごとの目標の振り返りをしています。

「できていない」ということは、日々のスケジュールに実行日時をすぐに書き入れることで、目標への実行のスピードも上がるようになりました。

スケジュール帳を活用して、限られた時間を最大限に活用していきたいものですね!

昨日のGOOD&NEW

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