テレワーク、自宅しごとなど遠れた場所での表計算データの共有に便利な「Google スプレッドシート」

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テレワークなど離れた場所で仕事してると、案外負担になるのがデータの共有です。今回は、エクセル的に使える「Google スプレッドシート」をご紹介します。

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目次

Google スプレッドシート」は無料のオンライン表計算ソフト

スプレッドシートとは、Googleが提供しているオンライン表計算ソフト。Googleのアカウントがあれば、無料で使うことができます。

表計算ソフトといえば「エクセル(Excel)」が知られてますね。こちらは、マイクロソフトの「Microsoft Office(マイクロソフトオフィス)」に含まれる表計算ソフトです。

「表計算ソフト」とは、その名のとおり、関数を入力したりグラフを作ったりするためのソフトです。

スプレッドシートもエクセルと似たようなことができ、同じ関数も多いのですが、どちらかにしかない関数もあります。

スプレッドシートは「オンラインで操作」が特徴です。インターネットにつながっていれば、複数のパソコンやスマホからアクセスできます。また、最新データがオンラインで保存され、複数の人で共同編集することもできます。

スプレッドシートの作り方

  1. Google にログイン
  2. 「アプリ」から「スプレッドシート」または「Google ドキュメント」から「スプレッドシート」をクリック
  3. 新しいスプレッドシートを作成の「空白」または「テンプレートギャラリー」からテンプレートを選択

これで、無題のスプレッドシートができました。

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削除したいときは、スプレッドシートの一覧の画面で、リスト名の右側にある「…」の点を縦に並べた記号をクリックすると「削除」が選べます。

シートの共有方法

エクセルでデータを作って見せたい相手に送った場合、その後にさらに編集を加えたときに、自分のデータと相手のデータに違いが出てしまいます。

そこでオススメしたい便利な機能が、オンラインでの表の共有です。共有なら、リアルタイムで同じデータを見ることができます。

共有したいときは、シートの右上の「共有」をクリックします。

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開かれた画面の「ユーザー」の欄の右側にあるペンのマークをクリックして、権限を選択します。

選択肢は「編集者(編集できる)」「コメント可(見てコメントできる)」「閲覧者(見るだけ)」です。

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共有したい人のアドレス(GmailでなくてもOK)を入力し、「送信」を押して共有完了。

共有相手は、届いたメールを開いて「スプレッドシートで開く」をクリックすれば該当のシートを見ることができます。

また、「共有可能なリンクを取得」をクリックするとシートへのリンクがはられたURLを作ることも可能です。

スプレッドシートは、「Googleフォーム」で入力された内容を表にするなど、他の機能と連携して活用することも可能です。

便利な機能を活用して、在宅ワークや遠隔作業を効率よく進めましょう。

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