「緊急度×重要度」の「時間管理のマトリックス」で、人生にとって大切なタスクを優先

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「時間管理のマトリックス」をご存知でしょうか。タスクを緊急度と重要度で次の4つに分類して管理するという考え方です。

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4つの分類

四つの領域とは以下の通りです。

  1. 緊急で重要なこと
  2. 緊急ではないが重要なこと
  3. 緊急だが重要ではないこと
  4. 緊急でも重要でもないこと

タスクをこの領域のいずれかに分けます。

1番が多い時には、タスク管理が追いついていないということ。2番の領域のうちに、片付けておきましょう。3番と4番は領域はなくしましょう。

というのが基本的な考え方です。

「何が重要か」が重要

このマトリックスでタスクを分類する時に、大事なのは「何が重要か」という判断です 。

ここに迷うようでは、タスクの分類そのものに、無駄に時間がかかってしまいます。

この判断にとって大切なことは、「自分の人生にとって重要」ということです。

つまり、「価値観」に照らし合わせて「重要」かどうかです。自分の価値観がはっきりしていることが、前提なのです。

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「自分にとっては重要ではないが、誰かにとっては重要なこと」「会社にとっては重要だが、自分にとっては重要じゃないこと」などを第一の領域に入れてはいけません。

その意味では、このタスク管理は仕事のタスクの管理には、向いていないかもしれません。仕事にこのマトリックスを活用する場合は、上司や周囲に確認するなどして、「重要度」を判断しましょう。

分類の例

「人生にとって大事なこと」という観点で考えると、私の場合は以下のようなタスクの分類になります。

1、緊急で重要なこと

  • 自分や家族が直面した災害・事故・怪我・病気への対応
  • 締切の迫った仕事や手続き

2、緊急ではないが重要なこと

  • 日々の仕事や手続き ※ゆとりをもって進めないと1番に移動!
  • 健康維持のための活動(運動・料理・睡眠・リフレッシュ)
  • 人間関係を育む活動
  • 成長するための新しい体験(仕事・勉強・旅・読書)
  • 危機(災害・事故・怪我・病気など)への備え

3、緊急だが重要ではないこと

  • アポなし訪問への対応
  • 突然の電話に出ること

4、緊急でも重要でもないこと

  • 目的のないSNSチェック
  • 同じく、テレビ鑑賞
  • 他人の問題に首を突っ込むこと
  • 噂話
  • 暇つぶしのゲーム
  • ギャンブル
  • 暴飲暴食
  • 泥酔

というわけで1番と3番と4番は極力なくし、2番の時間をたっぷり取れるよう心がけています。

1日の行動を記録して見直そう

もしもあなたが、「時間が足りない」感じているならば、1日の活動をご紹介した4つの分類に分けてみることをお勧めします。

2番がたくさんあれば、充実した毎日ですね!

その他の領域が多いなら、それらのタスクをなんとかなくせないか工夫してみましょう。

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